Bedrijfsvoering

De kosten voor bedrijfsvoering bestaan uit de materiële overhead en de capaciteitskosten.
Materiële overhead betreft de fysieke en infrastructurele kosten die nodig zijn voor de algemene werking van de provincie. Voorbeelden van materiële overhead zijn huisvestingskosten, zoals huur en onderhoud van gebouwen, en ICT-kosten, zoals aanschaf en onderhoud van hardware en software.
Capaciteitskosten zijn eigen personeelskosten en inhuurkosten die nodig zijn om de capaciteit van de provincie op peil te houden. Kosten voor interne medewerkers bestaan uit salarissen en overige arbeidsvoorwaardelijke kosten, zoals opleidingen en reiskosten. Daarnaast zijn er inhuurkosten voor extern ingehuurde medewerkers.
Verder is er ook personele overhead, deze behoort zowel tot de overhead als tot de capaciteitskosten. Personele overheadkosten zijn personeelsgerelateerde kosten die niet direct kunnen worden toegewezen aan specifieke projecten of producten, maar die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsvoering als geheel. Onder personele overhead vallen bijvoorbeeld de salarissen en aanvullende uitgaven voor HR, administratie en management.
Voor de bepaling van personele overhead wordt uitgegaan van de functies zoals genoemd in de notitie Overhead van de commissie BBV, aangevuld met een aantal interne uitgangspunten. Hierin is voor specifieke functies, in lijn met de uitgangspunten van de BBV-notitie, vastgelegd of deze tot overhead of tot programmakosten behoren.

 
Het totaal van de capaciteitskosten wordt verdeeld over de programma’s, de investeringen en de overhead op basis van de in de laatste begrotingswijziging opgenomen geactualiseerde verdeelsleutel. Er wordt geen materiële of personele overhead aan investeringen of programma’s toegerekend. Voorgaande figuur visualiseert dit.
Materiële overhead 2024

Deze werkelijke kosten zijn weergegeven en toegelicht bij beleidsdoel 7.2.

Capaciteitskosten 2024
Totale capaciteitskosten met verschil tussen begroting en realisatie

In totaal is € 8,32 miljoen minder uitgegeven dan begroot. Hiervoor zijn verschillende verklaringen.
De arbeidsmarkt blijft moeilijk, vooral voor technische functies, zoals projectleider en ingenieur. Dit leidt tot hogere prijzen voor (tijdelijk) ingehuurd personeel, terwijl de vacatures open blijven staan.
Daarnaast waren er onzekerheden over de vraag of er extra budgetten zouden komen voor nieuwe opgaven vanuit het Rijk, bijvoorbeeld in het groene domein. De provincie wilde gereed zijn voor deze nieuwe opgaven en daarom is een formatieuitbreiding in de begroting opgenomen. Omdat de onzekerheden bleven is er voorzichtig omgegaan met het invullen van vacatures.
Verder maken medewerkers vaker gebruik van de mogelijkheid om verlofdagen te kopen. Dit leidt tot een verschuiving van kosten naar een later moment in de tijd, wanneer de medewerker het verlof opneemt. Om die reden is hiervoor in programma 7 een storting in de voorziening verlofsparen gedaan.
Ook wordt de onderbesteding een klein deel veroorzaakt door onder andere opleidingskosten en andere algemene personele kosten (overig kosten).
Toerekening van capaciteitskosten aan de programma’s
Om de capaciteitskosten te kunnen toerekenen aan de programma’s en investeringen, is halverwege het jaar een inventarisatie gemaakt van de programma’s waaraan medewerkers van de provincie werken. Deze inventarisatie leidde tot de verdeelpercentages die in de laatste begrotingswijziging van 2024 door PS zijn vastgesteld.
Deze begrote verdeelpercentages worden ook gebruikt voor het toerekenen van de capaciteitskosten aan de programma’s en investeringen in de jaarrekening. Het gerealiseerde percentage wijkt iets af van het begrote percentage. Dit komt doordat onderliggend het percentage verfijnd wordt naar een afzonderlijk percentage voor de vier hoofd-organisatorische eenheden. Omdat niet alle organisatorische eenheden in gelijke mate werken aan alle programma’s, ontstaan getalsmatige afwijkingen van de totaalpercentages.
Voor de bepaling van personele overhead wordt uitgegaan van de functies, zoals genoemd in de notitie Overhead van de commissie BBV. Deze lijst is aangevuld met een aantal interne uitgangspunten, zoals het uitgangspunt dat geen overhead wordt toegerekend aan investeringsbudgetten (dit is ook opgenomen in de financiële verordening). 

De verschillen in deze tabel weerspiegelen de moeilijke arbeidsmarktsituatie. De organisatorische eenheid met de meeste technische functies werkt voor een groot deel aan mobiliteit en aan investeringsprojecten en minder aan taken die onder de overhead vallen. De toegerekende percentages zijn hiermee in overeenstemming.