De maatschappelijke opgaven van de provincie zijn veelomvattend en – vanwege de onderlinge verwevenheid – in toenemende mate complex. Een robuuste én wendbare bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de provincie deze opgaven en wettelijke taken adequaat kan vervullen. Op het gebied van het interne functioneren van de organisatie, het faciliteren van in- en externe samenwerking, en het politiek-bestuurlijke besluitvormingsproces. Doeltreffend, doelmatig én rechtmatig.
De afgelopen jaren lag in de organisatie van de bedrijfsvoering de nadruk op het in orde brengen van de basis. Daardoor is de provincie nu beter in staat om tijdig in te spelen op politiek-maatschappelijke ontwikkelingen. Omdat de basis op orde is, stond 2024 in het teken van onderhoud en doorontwikkeling. De provincieorganisatie deed dat op de volgende thema’s in de bedrijfsvoering:
- Professionalisering
- Digitalisering en datagedreven werken
- Bedrijfsvoeringssystemen
- Informatiebeheer
1. Professionalisering
De provincie wil het coördinerend middelpunt van de regio zijn: wendbaar in haar taak en voorop in de samenwerking. Medewerkers kunnen met hun kennis en ervaring samen oplossingen vinden voor ruimtelijke en economische opgaven. Een bijzonder relevante ambitie met het oog op de uitdagingen waar de provincie voor staat. Het betekent dat de provincie wendbaar, professioneel, vernieuwend en trots wil zijn.
Om dit te bereiken, ging in 2024 het programma ‘Samenwerken’ van start en werd er een leiderschapsprogramma opgezet. Door deze programma’s zijn medewerkers, waaronder leidinggevenden, beter voorbereid op de opgaven waaraan de provincie werkt. In lijn met de cao is in 2024 het beleid op het gebied van duurzame inzetbaarheid geactualiseerd. Met programma’s op het gebied van werving & selectie, ontwikkeling en trainees, is gewerkt aan het vinden, binden en ontwikkelen van gekwalificeerde medewerkers. En aan de diversiteit van de organisatie.
In 2024 was v ersterking van de interne communicatie opnieuw een belangrijk speerpunt. Dit komt doordat medewerkers nog steeds veel thuiswerken. Het doel was dan ook niet alleen om collega’s te informeren, maar ook om ze, zowel inhoudelijk als sociaal, te verbinden. Dat gebeurde onder meer via het intranet dat in 2023 is vernieuwd. Een blik op het intranet is voor elke medewerker de start van de werkdag. Daarnaast maakt de organisatie voor de interne communicatie gebruik van onder meer livestreams, videoboodschappen, e-mails van de directie, achtergrondverhalen en interviews. Tot slot ging in 2024 een onderzoek naar de interne communicatie van start.
2. Digitalisering en datagedreven werken
AI- en datastrategie 2025–2026
Eind 2023 liep de looptijd van de data- en digitaliseringsstrategie af. Er is toen besloten om in 2024 een nieuwe strategie op te stellen. Gezien de huidige ontwikkelingen op het gebied van artificiële intelligentie (AI) en data, zijn dit de 2 hoofdonderwerpen in de strategie. De focus ligt daarbij op de vraag hoe AI en data kunnen helpen bij het maken van ruimtelijke keuzen. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar de 3 prioritaire opgaven, maar naar álle opgaven benoemd in het coalitieakkoord. De inhoud van de strategie is volgens planning in 2024 opgesteld en volgt begin 2025 het bestuurlijke proces. Naar verwachting wordt de AI- en datastrategie in mei 2025 vastgesteld door PS.
ICT-visie
In 2024 is verder gewerkt aan de doelstellingen uit de ICT-visie. Eind 2024 is de eerste rapportage opgesteld door de Architectuurboard. Daaruit is een gemengd beeld naar voren gekomen wat de voortgang betreft. Dat valt grotendeels te verklaren door de relatief korte periode tussen de vaststelling van de visie en het opstellen van de rapportage. De provincie zet stappen, maar niet altijd in samenhang. Dit geldt zowel voor het datagedreven werken als de ondersteunende ICT. In de aankomende AI- en datastrategie is opgenomen hoe de provincie de komende jaren het datafundament versterkt. Verder zijn er op operationeel niveau de nodige inspanningen gedaan om een hoger securityniveau te bereiken.
Vernieuwing ICT-basisdiensten
De provincie Noord-Holland werkt continu aan de verbetering van de ICT-basisdiensten. In 2024 zijn drie grote aanbestedingen succesvol afgerond: provinciale telefonie, hardware, en cloud- en werkplekdiensten. De aanbesteding voor cloud- en werkplekdiensten is gegund aan Sogeti. De implementatiefase ging in de zomer van 2024 van start. De doorlooptijd bedraagt maximaal twee jaar. Verder is er begonnen met de aanbesteding voor het beheer en doorontwikkelen van de netwerkdiensten. Tot slot zijn er enkele applicaties gemoderniseerd en vervangen, en is SharePoint verder uitgerold en doorontwikkeld. Hiermee is in 2024 aan de verwachtingen voldaan, zijn de beoogde resultaten behaald en worden de geleerde lessen meegenomen in vervolgprojecten.
Interprovinciale samenwerking
Op het gebied van interprovinciale samenwerking en lobby is aan de verwachtingen voldaan. Het IPO-werkprogramma ‘Digitalisering’ heeft verder vorm gekregen en we zijn betrokken bij veel interprovinciale werkgroepen.
Het afgelopen jaar heeft de provincie te maken gehad met nieuwe wet- en regelgeving vanuit Europa. Zoals verwacht, lag de focus voornamelijk op AI- en datagebruik. Deels wordt er binnen de provincie al gewerkt aan de implementatie en deels wordt er nog vanuit het Rijk een vertaalslag gemaakt. De impact is groter dan verwacht en zal de komende jaren veel van de provincie vergen.
3. Bedrijfsvoeringssystemen
De provincie gebruikt voor de ondersteuning van het financiële, personele en een deel van het inkoopproces al jaren een systeem van SAP, een producent en leverancier van softwareoplossingen en bedrijfsapplicaties. Het betreft een systeem dat voor de besturing en bedrijfsvoering van cruciaal belang is. Dit zogeheten kernsysteem is sterk verouderd en voldoet niet meer. Vervanging is dan ook noodzakelijk. Dit is in 2024 met het bepalen van de aanbestedingsstrategie en de implementatiestrategie voorbereid. Daarbij is onder andere kennisgenomen van ervaringen van andere (publieke) organisaties. De aanbesteding vindt in 2025 plaats.
In 2024 heeft de provincie met succes een systeem voor aanvraag en afhandeling van subsidies geïmplementeerd. Ook daarbij is geleerd van ervaringen van andere organisaties. Daarnaast is een leverancier geselecteerd voor een contractmanagementapplicatie. De implementatie vindt in 2025 plaats.
4. Informatiebeheer
Verschillende uitvoeringskaders zijn geüpdatet. Voor het informatiebeheer zijn online trainingen beschikbaar via het LMS. Alle managementlagen kregen in 2024 inzicht in de staat van het informatiebeheer en aanbevelingen om dat te verbeteren.
In 2024 zijn de informatiebeheereisen meegenomen in de ICT-vernieuwingen. Daarnaast is SharePoint geïmplementeerd. Dit programma voldoet aan de eisen van Informatiebeheer.
Kaderstelling
De provincie vertaalt onder meer externe regelgeving in interne kaders, voor zowel het primair proces als de bedrijfsvoering. Hierbij is het uitgangspunt dat deze kaders begrijpelijk zijn en praktisch toepasbaar in de context van de opgaven van de provincie.
Europese en nationale wet- en regelgeving op digitaal gebied is van groot belang voor de provinciale opgaven, omdat de impact op de provincie groot is. De werkgroep Digitale Wetgeving zorgt voor een actueel overzicht van digitale wetgeving. Ook zorgt de werkgroep ervoor dat er eigenaren belegd zijn en actie wordt ondernomen als dat nodig is.
In 2024 heeft provincie Noord-Holland gewerkt aan de implementatie van een groot aantal digitale wetten:
De Single Digital Gateway (SDG) geeft burgers en bedrijven makkelijk toegang tot digitale overheidsdienstverlening in de Europese Unie. In de AAC is afgesproken om te kiezen voor een minimale implementatie, die inmiddels is afgerond. In 2025 worden nog een aantal aanvullende acties uitgevoerd, zodat de provincie aan de wettelijke vereisten voldoet.
Er is in 2024 gewerkt aan de Wet open overheid (Woo), die verplicht overheidsorganisaties bepaalde informatie actief openbaar te maken.
· De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) regelt dat burgers en bedrijven hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. De implementatie van de Wmebv is gestart en wordt in 2025 afgerond.
· De Wet digitale overheid (Wdo) zorgt ervoor dat Nederlandse burgers en bedrijven veilig en betrouwbaar kunnen inloggen bij de overheid. De implementatie van de Wdo is begonnen en wordt afgerond als het Stelsel Toegang[1] beschikbaar komt.
· Overheidsorganisaties moeten hun websites en apps toegankelijk maken en houden, en daar een verklaring over publiceren. Dat staat in het Besluit digitale toegankelijkheid overheid. Het afgelopen jaar zijn de voorbereidingen begonnen om dit besluit te implementeren. Naar verwachting gaat hiervoor in het tweede kwartaal van 2025 een project van start.
[1] Het Stelsel Toegang maakt het technisch mogelijk dat in de nabije toekomst kan worden ingelogd met zowel publieke inlogmiddelen, zoals DigiD, als met erkende private inlogmiddelen.
Sturing & beheersing
De provincie stuurt op het behalen van de doelstellingen via de planning- & controlcyclus. Het coalitieakkoord is vertaald in de begroting 2024. Intern stuurt de provincie steeds meer met dashboards. In 2024 kwamen veel nieuwe dashboards en datagedreven analyses op het gebied van bedrijfsvoering beschikbaar voor het management en voor medewerkers. Ook integreerde de provincie in 2024 diverse dashboards ter ondersteuning van het management.
De focus op interne beheersing lag op het beheerst realiseren van de provinciedoelstellingen. Hierbij gaat de aandacht uit naar zowel doelmatigheid en doeltreffendheid als rechtmatigheid. Hiertoe is een controlframework ingericht dat vanuit verschillende invalshoeken (de 7 elementen van control, zoals opgenomen in het controlstatuut) bijdraagt, onder meer aan het versterken van de governance, het werken in overeenstemming met wet- en regelgeving, risicomanagement en project- en procesbeheersing. De voortgang op de versterking van de verschillende elementen van control wordt periodiek besproken en zo nodig bijgesteld.
Rechtmatigheidsverantwoording
Over het boekjaar 2024 heeft het college van GS zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. In dit onderdeel wordt een toelichting gegeven op de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden groter dan € 400.000. Onrechtmatigheden die door de Provinciale Staten zijn geaccepteerd of onder de rapportagegrens liggen worden niet toegelicht. De afspraken voor de toelichting op onrechtmatigheden en welke onrechtmatigheden zijn geaccepteerd zijn vastgelegd in de Beleidsnota Rechtmatigheid 2023-2026 (gewijzigd) en in de Financiële Verordening provincie Noord-Holland.
De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit:
- Een beschrijving van de geconstateerde afwijking;
- De maatregelen die worden ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.
In 2024 zijn de volgende rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden boven de rapportagegrens vastgesteld:
Omschrijving en proces | Fouten | Onduidelijkheden | |
1. | Onrechtmatigheden proces Aanbesteden | € 3,1 mln. | - |
De fouten en onduidelijkheden worden hieronder toegelicht.
Beschrijving van de geconstateerde afwijking
In het proces Aanbesteden zijn vanuit de gegevensgerichte controle voor € 3,1 miljoen aan fouten geconstateerd. De in 2024 geconstateerde onrechtmatigheden (€ 1,3 miljoen) betreffen met name overschrijdingen van de Europese aanbestedingsdrempel óf het uitbreiden dan wel voortzetten van de initiële opdracht, waardoor alsnog de aanbestedingsgrenzen zijn overschreden. De overige fouten komen voort uit de doorwerking van dossiercontroles 2023 (€ 1,8 miljoen).
Maatregelen ter voorkoming in de toekomst
Voor 2025 staan verbeteracties gepland, onder andere op het gebied van contractbeheer en tussentijdse monitoring van de spend worden op basis van dashboard en evaluaties verbeteringen doorgevoerd.
Ook bij deze jaarrekening is een rechtmatigheidsverantwoording van GS aanwezig (zie rechtmatigheidsverantwoording) . Dit is mogelijk door een goed ingerichte (verbijzonderde) interne controlefunctie, waarvan ook de externe accountant gebruik maakt om tot een oordeel te komen. Daartoe vindt periodiek afstemming plaats met de accountant.